En una empresa, toda pérdida de tiempo lleva consigo una pérdida de dinero. En consecuencia, la pregunta importante es:
¿Dónde y cómo se producen las pérdidas de tiempo en una empresa?
Existen cinco grandes áreas de pérdida de tiempo, son los llamados “Ladrones del tiempo”. Es importante conocerlos y prestarle la suficiente atención con el fin de detectar si usted, como responsable de la empresa, es el primero que da el mal ejemplo.
Los cinco Ladrones del tiempo son:
Pérdidas de tiempo al INICIAR EL DÍA DE TRABAJO.
Pérdidas de tiempo causadas por la DESORGANIZACIÓN.
Pérdidas de tiempo causadas por las DESVIACIONES.
Pérdidas de tiempo causadas por IMPLICARSE EN EXCESO.
Pérdidas de tiempo por el EXCESO DE “PAPELEO”.
Veámoslos por separado.
1. PÉRDIDAS AL INICIO DEL DÍA DE TRABAJO
Los estudios realizados indican que algunos dueños o responsables máximos de pequeñas y medianas empresas pierden hasta una hora al día del tiempo más productivo (las primeras horas de la mañana) en actividades de escasa importancia para la productividad de la organización.
¿En qué se perde ese tiempo? Se pierde en:
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Llegar a la empresa después de la hora habitual de trabajo.
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Dedicar las primeras horas de la mañana a hacer gestiones de escasa importancia antes de llegar a la empresa.
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Saludar y conversar con todo el personal antes de llegar a su mesa o despacho.
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Recorrer toda la empresa, aunque sea muy pequeña, para vigilar que todo está listo para iniciar el trabajo (incluyendo la revisión de mesas, armarios, cajas de herramientas, etcétera).
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Tomar el primer café de la mañana antes de iniciar el trabajo.
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Leer el periódico, revistas, correspondencia de escasa importancia, etcétera.
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Y otros hábitos similares.
2. PÉRDIDAS A CAUSA DE LA DESORGANIZACIÓN
Las dos principales causas de pérdida de tiempo a causa de la desorganización son:
3. PERDIDAS A CAUSA DE LAS DESVIACIONES
La principal causa de desviación la constituye la atención de los asuntos personales. Estos pueden llegar a provocar una importante pérdida de tiempo.
Es imposible eliminar por completo la necesidad de atender asuntos personales en horas de trabajo, pero sí es posible que esas actividades no empresariales se eliminen de las tres o cuatro horas clave del día; es decir, de las horas de la mañana. Recuerde que cuando usted se dedica a atender asuntos personales en horas de trabajo, en realidad, está utilizando "tiempo de la empresa" para dedicarlo a asuntos que no tendrán repercusión alguna en la productividad del negocio.
Otras causas de desviaciones son:
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Participar en reuniones y actividades fuera de la empresa que, en realidad, no requieren su presencia.
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Dedicar demasiado tiempo a las personas que visitan la empresa.
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Convertir la empresa en un centro de reunión social.
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Hacer o recibir demasiadas llamadas personales.
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Y hábitos similares.
4. PÉRDIDAS A CAUSA DE IMPLICARSE EN EXCESO
Otra de las causas de pérdida de tiempo (medida en función de la relación tiempo invertido-resultado obtenido) radica en el hecho de dedicar excesivo tiempo a un trabajo que en realidad no lo requiere. Por ejemplo:
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Seguir buscando datos sobre un aspecto en particular cuando los que ya se tienen son suficientes.
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Insistir en terminar personalmente un trabajo o tarea cuando alguno de sus colaboradores podría encargarse de darle los "toques" finales.
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Ser incapaz de reducir el tiempo dedicado a reuniones, llamadas, conversa-ciones, cuando entran en una fase en la que se tocan aspectos sin importancia.
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Pretender participar y estar al tanto de todo lo que sucede en la empresa.
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Y actitudes similares.
El dueño o máximo responsable de una empresa (grande, mediana o pequeña) debe ser consciente de que su tiempo es importante y que, en consecuencia, debe dedicarlo a los asuntos importantes, dejando que otros se encarguen de los aspectos que exigen menos experiencia, conocimientos y capacidades de decisión. Cuando el dueño se implica en asuntos poco importantes, lo que hace es aumentar, sin necesidad, los costes de la empresa, dado que el tiempo más costoso para la empresa es el suyo.
5. PÉRDIDAS A CAUSA DEL EXCESO DE “PAPELEO”
Todas las empresas, incluso las pequeñas, muestran una tendencia (aparentemente natural) a generar exceso de burocracia o "papeleo".
Para el dueño, la constante y pesada acumulación de papeles sobre su mesa puede llegar a provocar una importante pérdida de tiempo y productividad. Algunos hábitos básicos de trabajo que ayudan a reducir la "carga" del papeleo son las siguientes:
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Filtrar" el material de lectura que se recibe (correspondencia y similares) para eliminar el que es innecesario e improductivo.
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Leer rápida y superficialmente el material de lectura recibido hasta encontrar la idea central de cada comunicación y centrarse en ella.
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Elaborar pequeñas guías antes de escribir o dictar una carta o informe.
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Dedicar sólo el tiempo estrictamente necesario a trabajos que no se repetirán en el futuro.
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No convertir la mesa de trabajo en un "archivo histórico" de la empresa.
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No pedir que le envíen copia de todos los informes o cartas que se redacten en empresa: seleccione sólo los que son importantes para su trabajo como dueño del negocio.
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Y hábitos similares.
ADVERTENCIA FINAL
Nótese que en los comentarios anteriores sobre la pérdida del tiempo nos hemos referido únicamente al tiempo del dueño o máximo responsable. Pues bien, todas las observaciones señaladas anteriormente:
SE APLICAN, POR IGUAL, A TODO EL PERSONAL DE LA EMPRESA.
En las páginas anteriores nos hemos referido únicamente al dueño o responsable por dos razones:
Primero. Porque el tiempo del dueño o responsable máximo es el más costoso para la empresa y, en consecuencia, sus pérdidas de tiempo son las más peligrosas para la rentabilidad del negocio.
Segundo. Porque el dueño o responsable es el primero que debe dar el ejemplo al resto de las personas que trabajan en la empresa, aunque sean sólo dos o tres; si el dueño o responsable adopta hábitos eficientes de trabajo, sus empleados tenderán a imitarlo (lo mismo sucede si él es el primero en dar el ejemplo de cómo se pierde el tiempo de la empresa).
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